Efficiënt je resources inzetten kan veel tijd besparen. Dit geldt niet alleen voor de planner zelf, maar ook voor de gehele organisatie, aangezien een efficiënte planning meer tijd vrijmaakt. Maar hoe kun je je resource nu gemakkelijker en effectiever inzetten dan voorheen? In deze blogpost delen we 10 hacks om je resource planning naar een hoger niveau te tillen.
1. Wijs een centrale planner aan
Naarmate je bedrijf groeit, wordt het steeds crucialer om een centraal figuur te hebben voor de planning, zoals een planner of een resource manager. Deze persoon moet gericht zijn op het creëren van stabiliteit en zekerheid, ordelijk zijn, en iedereen aan de regels houden.
Bovendien is het belangrijk dat deze persoon communicatief vaardig is en goed met stress en tegenslagen kan omgaan, aangezien er altijd onvoorziene omstandigheden kunnen optreden die de planning kunnen verstoren.
2. Verbeter je planningsproces
Beschouw planning als een continu proces dat je steeds kunt verbeteren met behulp van KPI’s en doelstellingen. Gebruik de Deming-kwaliteitscirkel: Plan, Do, Check, Act om je proces te verfijnen.
- Plan : Identificeer verbeterpunten, bepaal KPI’s en doelstellingen.
- Do : Voer je plan uit binnen de gestelde termijn.
- Check : Vergelijk de resultaten met de uitgangssituatie.
- Act : Pas je oorspronkelijke plan aan op basis van de resultaten.
3. Monitor de voortgang van projecten
De betrouwbaarheid van je planning hangt af van wie en hoe vaak de voortgang van projecten wordt gerapporteerd. Laat bij kleine projecten de projectmanager dit doen, en bij grotere projecten de teamleden zelf. Zorg ervoor dat dit minimaal wekelijks gebeurt.
Hoewel veel mensen geneigd zijn de voortgang uit te drukken in een ‘percentage voltooid’, is dit niet altijd de meest geschikte methode. Je kan namelijk ook de voortgang in gerealiseerde aantallen meten. Voor veel activiteiten is dit voor de uitvoerende medewerkers veel makkelijker om door te geven.
4. Plan grote projecten eerst
Volg het principe van “First things first” van Steven Covey en plan grote projecten eerst want die leggen namelijk het grootste beslag op je capaciteit. Vervolgens gebruik je de kleinere projecten meer als vulwerk om de grote projecten heen.
#Pro-tip: Leg geen strikte deadlines vast voor kleinere projecten om flexibiliteit in je planning te behouden.
5. Vermijd multitasking
Multitasking is een grote tijdverspiller. Wanneer een medewerker gelijktijdig aan meerdere projecten werkt, leidt dit vaak tot vertraging in alle projecten. Alle projecten zijn door multitasking pas aan het einde van de periode af.
Het is efficiënter om medewerkers projecten één voor één af te laten handelen. Hierdoor kunnen ze ook focussen op één project tegelijkertijd en geconcentreerd doorwerken. Projecten komen op deze manier ook sneller af.
6. Elimineer verspilling
Identificeer verspillingen die je kunt wegnemen, zoals reistijden, wachttijden, overproductie, fouten, onnodige administratie en overbelasting van medewerkers. Dit kan significant tijd besparen binnen je organisatie.
Veel van de verspillingen in de resource planning kunnen met elkaar overlappen en elkaar in de hand werken. Bijvoorbeeld overbodige bewerkingen en overbelasting die fouten in de hand werken. Daarom is het van belang verspillingen zoveel mogelijk weg te nemen.
7. Plan niet te gedetailleerd
Plannen is geen exacte wetenschap. Het doel is om capaciteit te reserveren, dus vermijd een gedetailleerde planning waarin je in halve uren en kwartiertjes projecttaken aan het plannen bent. Dit kost heel veel tijd en is zeer bewerkelijk als er wijzigingen optreden.
Overweeg om kleinere taken in blokken te groeperen van bijvoorbeeld 4 uur en medewerkers op deze blokken in te plannen. Vaak kun je aan de hand van historische gegevens inschatten welke taken samen een blok van 4 uur vormen.
8. Schrap veiligheidsmarges
Onderzoek toont aan dat mensen vaak te ruime schattingen maken, met veiligheidsmarges tot wel 50%. Dit doen we omdat ze altijd een slag om de arm willen houden. Te laat opleveren ervaren we als gezichtsverlies en we worden niet beloond als we eerder opleveren
Verminder deze marges en vervang ze door één algemene buffer van 25% voor de hele planning. Voorwaarde is wel dat je een sterke cultuur neerzet dat het “ok” is om over je schatting heen te gaan. Je wordt er niet op aangekeken.
9. Focus op competenties
Bij een grotere organisatie is het onmogelijk om van iedereen te onthouden waar ze goed in zijn. Het toewijzen van de juiste mensen aan de juiste projecten is essentieel. Gebruik daarvoor een competentiematrix en houd deze up-to-date.
10. Beveilig je planning
Een planning kan gevoelige informatie bevatten. Zorg ervoor dat deze informatie veilig is door middel van veilige inlogmethoden zoals Single Sign-On of Multi-Factor Authentication, beperk de toegang tot planningsgegevens tot alleen wie het nodig heeft, en overweeg het gebruik van pseudoniemen voor strategisch gevoelige projecten.
Conclusie
Door deze 10 hacks toe te passen, kunnen organisaties hun resource planning significant verbeteren, wat leidt tot betere projectuitvoering, efficiënter gebruik van middelen en uiteindelijk een sterkere organisatorische prestatie. Het is duidelijk dat een doordachte benadering van resource planning niet alleen tijd bespaart, maar ook een directe invloed heeft op het succes en de groei van de organisatie.