Uit recente enquêtes blijkt dat het met de telefonische bereikbaarheid van veel MKB ondernemingen slecht gesteld is. Hiermee wordt de tijd bedoeld voordat de beller persoonlijk iemand aan de lijn krijgt. Helaas is de wachttijd bij veel bedrijven veel te lang. Dit is de nummer één klacht bij de consument. Je kunt jouw bedrijf dan ook positief op de kaart zetten door je telefonische bereikbaarheid te verbeteren. Maar hoe pak je dit aan?
De juiste zakelijke service provider kiezen
Ten eerste is het belangrijk om de juiste zakelijke service provider te kiezen. Dat klinkt gemakkelijker dan het in werkelijkheid is. Het aanbod is immers erg groot. Zie je door de bomen het bos niet meer? Zet dan eerst eens voor jezelf op een rijtje wat je nodig hebt om je bereikbaarheid te verbeteren.
De beste keuze is meestal een zogenaamde alles-in-één provider. Zo beschik je slechts over één aanspreekpunt op het gebied van telefonie en internet. Het fijne hieraan is dat er snel dingen geregeld kunnen worden bij problemen. Zo filter je al direct een groot deel van het aanbod.
Breng knelpunten in kaart
Voor het verbeteren van de telefonische bereikbaarheid is het belangrijk dat je weet waar de knelpunten zitten. Weet je zelf niet goed waar het misgaat? Vraag dit dan aan de consument. Zij kunnen jou het beste vertellen wat ze ervaren hebben en wat ze graag anders zouden zien. Zodra deze knelpunten in kaart zijn gebracht, is het eenvoudiger om op zoek te gaan naar de juiste oplossing.
Misschien heb je bijvoorbeeld baat bij meer functionaliteiten om de klant beter te woord te staan. Denk bijvoorbeeld aan een extra functie voor noodoproepen en nachtdoorschakeling. Een UCC oplossing kan dan zeer prettig zijn.
Houd er ook rekening mee dat het besef bij het management moet doordringen. Het moet absoluut duidelijk zijn hoe belangrijk telefonische bereikbaarheid is. Als men hier geen geld of extra tijd in wil investeren, dan lost dit het probleem nooit op. Voordat de knelpunten dus daadwerkelijk aangepakt kunnen worden, is het eerst belangrijk dat alle neuzen dezelfde richting op wijzen.
Telefoontjes opvangen
Hoe groter het bedrijf wordt, hoe meer telefoontjes je ook kunt verwachten. Maar hoe ga je al deze telefoontjes opvangen? Het is natuurlijk ook niet de bedoeling dat je als ondernemer meer aan de telefoon zit dan dat je je eigen werk kunt uitvoeren. Uiteindelijk zul je hier dus ook extra personeel voor moeten inschakelen. Hier ontkom je niet aan. Je kunt er eventueel ook voor zorgen dat er minder gebeld hoeft te worden. Bijvoorbeeld door een chatfunctie op de website in te schakelen en veelgestelde vragen zo eenvoudig te beantwoorden.
Een andere mogelijkheid is om het telefonische verkeer volledig uit handen te geven. Een extern callcenter heeft de expertise die nodig is om het verkeer in goede banen te leiden. Hierdoor kun je er ook voor kiezen om ruimere telefonische openingstijden te hanteren, zodat klanten met vragen altijd ergens terecht kunnen.