De wijze waarop organisaties hun kantoorpand gebruiken is de laatste jaren veranderd. Dat hangt voor een groot deel samen met de pandemie, als gevolg waarvan het hybride werken de norm werd. Medewerkers werken een groot deel van de werkweek vanuit huis en komen vaak slechts nog voor plenaire sessies naar kantoor.
Daarbij wordt steeds meer van een kantoorpand gevraagd. Het kantoor moet op efficiënte wijze zijn ingericht, er moet een snelle en veilige internetverbinding zijn, er moet zijn nagedacht over het autorisatiemechanisme voor de verschillende ruimtes, enzovoorts.
Het kantoor van vandaag is met recht een smart office geworden. In zo’n smart office werken software en hardware optimaal met elkaar samen. Dit artikel vertelt je er meer over.
Oplossing voor het reserveren van ruimtes
Wanneer je na een lange rit op kantoor aankomt is niets vervelender dan een bezette vergaderruimte. Je wilt een plek hebben waar je de geplande plenaire brainstormsessie samen met je collega’s kunt houden.
Voorkom een volle vergaderzaal, door gebruik te maken van een vergaderruimte reserveringssysteem. Zo’n systeem stelt je niet alleen in staat om vooraf naar de beschikbaarheid van vergaderzalen te kijken, maar ook om deze direct te boeken.
Het gebruik van een vergaderruimte reserveringssysteem is niet alleen interessant voor medewerkers. Ook werkgevers hebben er baat bij. In die zin dat zij kunnen monitoren in welke mate de verschillende vergaderzalen op kantoor bezet zijn gedurende de werkweek.
Is het wellicht tijd om te verhuizen naar een kleiner pand? Het kan een forse kostenbesparing opleveren. Vergelijkbaar met zo’n registratiesysteem voor vergaderzalen, is een systeem specifiek voor werkplekken.
Ook dit systeem kan waardevolle inzichten bieden over de noodzaak van het uitbreiden of juist inperken van de geboden kantoorruimte aan medewerkers.
Centrale registratie van bezoekers in je kantoorpand
Hebben receptiemedewerkers het voortdurend druk, of overweeg je juist over te stappen naar een onbemande receptie?
Een centrale registratie van bezoekers is mogelijk met slimme software; een bezoekersregistratiesysteem. Het gebruik hiervan versnelt de doorstroom van gasten op kantoor, het verkort hun wachttijd en stimuleert een punctuele verschijning bij een volgend bezoek aan je pand.
Een bezoeker weet hoe snel deze zich aanmeldt, waardoor deze zich niet opnieuw een kwartier voor de afspraak in de lobby zal melden.
Een modern bezoekersregistratiesysteem voldoet aan de geldende GDPR-wetgeving en biedt werkgevers real-time inzicht in de bezoekers die gedurende de dag het pand binnen zijn gekomen. Het komt de veiligheid op kantoor ten goede.