De manier waarop we omgaan met kantoorruimtes is veranderd sinds het hybride werken z’n intrede deed na de pandemie. Hoe vaak zit jij nog fysiek op kantoor? Medewerkers werken steeds vaker vanuit huis en komen uitsluitend voor een gezamenlijk overleg naar kantoor.
Mede door de snelle digitalisering van verschillende processen, zoals het digitaal vergaderen en samenwerken in bestanden. Alleen voor een vast teamoverleg en bijvoorbeeld een brainstormsessie komt men nog naar kantoor.
Hoe speel je hier als organisatie op in? Druk de kosten door voor een kleiner kantoor te kiezen, waarbij medewerkers hun werkplek vooraf reserveren. Niet alleen kostenbesparend, maar ook duurzaam!
Het is zonde om de verlichting op complete afdelingen ingeschakeld te houden, als hier slechts een handjevol medewerkers actief is. Slimme IT-oplossingen, zoals een modern werkplek reserveringssysteem, helpen organisaties hierin de volgende stap te zetten. Dit artikel vertelt je er meer over.
Reserveren van werkplekken en vergaderruimtes
Een reserveringssysteem is niet alleen interessant voor werkplekken op kantoor, maar ook voor vergaderruimtes. Het is voor collega’s vervelend om eenmaal op kantoor verrast te worden door een beperkte of helemaal geen beschikbaarheid van ruimtes voor gezamenlijke overleggen. Een vergaderruimte reserveringssysteem maakt dat teams vooraf de mogelijkheid hebben een ruimte te kiezen.
Integratie met andere IT-oplossingen
Vanuit het reserveringssysteem voor vergaderruimtes en werkplekken binnen je kantoor worden verschillende koppelingen aangeboden richting andere systemen. Denk bijvoorbeeld aan de integratie van zo’n systeem met een applicatie als Microsoft Outlook, of met Microsoft Teams.
Ook is het mogelijk om medewerkers vanuit het reserveringssysteem direct een lunch of bijvoorbeeld een aantal kannen met koffie en thee te laten boeken. Zo biedt een dergelijk IT-systeem een hele complete oplossing voor medewerkers. Het helpt frustraties te voorkomen!
Nut en noodzaak van dergelijke reserveringssystemen
Eerder in dit artikel werden al een aantal belangrijke voordelen genoemd van de toepassing van een reserveringssysteem voor werkplekken en vergaderruimtes. Er zijn meer redenen om hiervoor te kiezen. Denk ook aan de mogelijkheid om het gedrag van collega’s te analyseren, om op basis daarvan strategische keuzes te kunnen maken richting de toekomst.
Hebben we het huidige aantal werkplekken en vergaderruimtes straks ook nog nodig, of blijkt uit een snelle analyse van data in het reserveringssysteem dat we het aantal plekken drastisch kunnen verlagen? Het beperken van het gehuurde of gekochte vloeroppervlak levert in veel gevallen een forse kostenbesparing op voor organisaties, wat logischerwijs een positief effect heeft op het bedrijfsresultaat aan het eind van het jaar.