Ziekteverzuim digitaal bijhouden: wat een verzuimapplicatie doet en waar je op let

In veel kleine bedrijven wordt ziekteverzuim nog bijgehouden in een spreadsheet, een notitieboek of gewoon in het hoofd van de eigenaar. Dat werkt zolang er weinig gebeurt. Maar zodra een medewerker langer uitvalt, merk je hoe belangrijk het is om afspraken, termijnen en documenten op één plek te hebben. Een verzuimapplicatie is daarvoor gemaakt. Wat doet zo’n systeem precies, en waar moet je op letten als het om privacy en beveiliging gaat?

Wat is een verzuimapplicatie?

Een verzuimapplicatie is software waarmee werkgever, werknemer en arbodienst het verzuimproces samen vastleggen en volgen. De meeste systemen draaien in de cloud en zijn bereikbaar via een browser of app. Je registreert er ziek- en herstelmeldingen in, ziet welke stappen er gezet moeten worden en houdt bij welke afspraken er zijn gemaakt.

Typische functies zijn:

• Registratie van ziek- en herstelmeldingen met datum en tijd.
• Automatische signalering van wettelijke termijnen, zoals het moment waarop een probleemanalyse of plan van aanpak klaar moet zijn.
• Een digitaal dossier waarin gespreksverslagen en documenten worden bewaard.
• Overzichten van verzuimcijfers per periode of team.
• Rollen en rechten, zodat iedere gebruiker alleen ziet wat voor hem bedoeld is.

Termijnen bewaken zonder losse agenda

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor welke stappen werkgever en werknemer bij langdurig verzuim moeten zetten, en wanneer. Mis je een termijn of ontbreekt een document, dan kan het UWV later oordelen dat de re-integratie onvoldoende is geweest. Dat kan betekenen dat je als werkgever langer loon moet doorbetalen. Een applicatie die zelf een seintje geeft wanneer een stap eraan komt, verkleint die kans aanzienlijk. Bovendien bouw je zo vanzelf een compleet dossier op dat je later kunt laten zien.

Privacy: wat mag de werkgever zien?

Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens. Als werkgever mag je bij een ziekmelding in principe niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte. Je mag wel weten hoe lang iemand naar verwachting afwezig is, wat hij nog wel kan en welke afspraken er lopen. Medische informatie hoort bij de bedrijfsarts en de arbodienst.

Een goede verzuimapplicatie is daarop ingericht. Het systeem scheidt medische gegevens van de informatie die de werkgever nodig heeft. Let bij de keuze dus op:

• Hoe rollen en toegangsrechten zijn ingericht.
• Waar de gegevens worden opgeslagen en wie de leverancier is.
• Of er een verwerkersovereenkomst beschikbaar is.
• Of inloggen met tweestapsverificatie mogelijk is.
• Hoe lang gegevens worden bewaard en hoe ze worden verwijderd.

Zelf aanschaffen of via de arbodienst?

Voor kleine werkgevers is het meestal niet nodig om zelf een verzuimsysteem aan te schaffen. Veel arbodiensten leveren een applicatie mee in hun dienstverlening, zodat werkgever, casemanager en bedrijfsarts in hetzelfde systeem werken. Bij Verdi MKB zit een verzuimapplicatie bijvoorbeeld standaard in alle pakketten, samen met de registratie van ziek- en herstelmeldingen en de melding bij het UWV. Dat scheelt een extra leverancier en een extra koppeling.

Vraag bij een arbodienst wel door op de techniek. Kun je gegevens exporteren als je ooit overstapt? Is er een app voor medewerkers? En hoe gaat de leverancier om met updates en beveiligingslekken?