Meer efficiëntie is altijd welkom op de werkvloer, op allerlei afdelingen. De IT-afdeling is hier een van: absoluut een cruciale afdeling binnen de bedrijfsvoering, waar veel (tijds)winst te behalen valt. Door gebruik te maken van moderne innovaties en softwaresystemen, lukt het om efficiëntie op de eerste plaats te zetten. Dit zijn 5 praktische tips.
Routinetaken automatiseren
Op de meeste IT-afdelingen is er veel sprake van routinetaken. Die moeten uiteraard gebeuren, maar kunnen wel (grotendeels) geautomatiseerd worden. Dit scheelt een heleboel tijd en moeite. Zo hoeft u immers minder tijd te verspillen aan eentonige, repetitieve taken. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op menselijke fouten.
Gebruik tools om taken zoals updates, systeemscans en gegevensback-ups te automatiseren: deze procedures zijn doorgaans geschikt voor automatisering. Zet hier RMM tools voor in, om dit vlekkeloos te laten verlopen. Daarmee draaien de eenvoudige taken op automatische piloot. De IT-medewerkers kunnen zich nu meer focussen op complexere taken.
Met realtime monitoring van apparaten blijven technici gewoon op de hoogte van problemen. Dit maakt dat problemen oplossen sneller mogelijk is. De gevolgen voor de eindgebruiker beperkt u tot een minimum.
Procedures standaardiseren
Kies niet alleen voor automatisering, maar ook voor standaardisering van procedures. Stel duidelijke richtlijnen op voor veelvoorkomende taken en processen, in de breedste zin van het woord. Wat u kunt opstellen?
Denk onder andere aan handleidingen voor software-implementatie, netwerkconfiguratie of het oplossen van veelvoorkomende technische problemen. Dit is een belangrijke stap, aangezien iedere werknemer nu weet hoe dingen gedaan moeten worden. Zo lost u problemen sneller op en verkleint u de kans op fouten.
Beveiliging prioriteren
Onderschat beveiliging nooit. Dit is misschien wel het belangrijkste onderwerp voor de IT-afdeling. Of beter gezegd: dit zou zo moeten zijn. Er is immers snel sprake van bedreigingen. Werk met de juiste, innovatieve beveiligingsprotocollen en -richtlijnen. Stel het team hiervan op de hoogte. Automatisering kan hier ook weer een rol spelen.
Kies met NinjaOne voor volledige automatisering van de detectie en oplossing van endpointproblemen zoals gestopte services, gemiste reboots, open poorten en ontbrekende toepassingen met op voorwaarden gebaseerde scriptimplementaties.
Door beveiligingsproblemen tijdig te signaleren, hoeft hier ook weer minder tijd naartoe te gaan van het personeel: zoek preventief naar oplossingen, in plaats van pas op een cruciaal moment waarop u eigenlijk te laat bent met ingrijpen. U kunt het zelfs oplossen met automatisch herstel.
Communicatie optimaliseren
Goede communicatie zorgt voor meer efficiëntie, ook op de IT-afdeling. Het gaat immers om teamwork, waar communicatie een belangrijke rol in speelt. Zorg dat de IT-medewerkers goed op elkaar zijn ingespeeld. Geef voldoende uitleg aan nieuwe werknemers en zorg dat nieuwe werknemers worden ingewerkt door collega’s.
Dit kost misschien in de basis tijd en geld, maar levert uiteindelijk veel op. Verder is het belangrijk dat medewerkers elkaar kunnen bereiken, ook als er (deels) vanuit huis wordt gewerkt. Gebruik chat-apps of andere programma’s, waarmee de medewerkers eenvoudig informatie kunnen delen met elkaar.
Meetings dragen ook bij aan verbeterde communicatie: stel een wekelijks vergaderingsmoment voor, waarin iedereen een update deelt.
Training organiseren
De bedrijfswereld is onderhevig aan veel veranderingen. Dit geldt ook absoluut voor de IT-wereld, waar innovatie na innovatie elkaar opvolgt. Het is belangrijk dat uw werknemers op de hoogte blijven. Een ideale manier om hierin te voorzien? Organiseer regelmatig trainingen, voor het gehele team of enkele teamleden.
De nieuwste technologieën en trends, deze deelt u hier – of u schakelt er de hulp bij in van een expert. Zo blijft u personeel up-to-date. Het draagt bij aan het verbeteren van vaardigheden. Dit zal niet alleen helpen om de efficiëntie te verbeteren, maar ook om uw medewerkers gemotiveerd en betrokken te houden.
En concluderend: goed getrainde IT-professionals zijn een belangrijke troef voor uw bedrijf.
Hoe klein of groot uw bedrijf ook is, zorg voor efficiëntie op de IT-afdeling. Dit brengt immers allerlei voordelen met zich mee. Het kan al middels hele praktische stappen, waaronder standaardiseren en automatiseren. Welke van de bovenstaande tip(s) past u toe?