Vraag een willekeurige systeembeheerder waar zijn dag aan opgaat en de kans is groot dat printers ergens in het rijtje voorkomen. Niet omdat het complexe techniek is, maar juist omdat het zulke alledaagse ergernissen zijn. Een driver die niet werkt, een toner die op is, een apparaat dat opeens offline staat vlak voordat iemand een belangrijk document wil uitdraaien. Het zijn kleine dingen, maar ze vreten tijd en aandacht die je IT-team liever aan echt werk besteedt. Managed print services nemen precies dit deel van het beheer uit handen, zodat je mensen zich kunnen richten op de infrastructuur die er wel toe doet.
Printbeheer vreet meer IT-tijd dan je denkt
Op papier stelt het beheer van een printomgeving weinig voor. In de praktijk is het een sluipend proces dat verrassend veel capaciteit opslokt. Elke storing lijkt op zichzelf klein, maar bij elkaar opgeteld leveren ze een gestage stroom aan tickets op. Daar komt bij dat printers in de loop der jaren van verschillende leveranciers komen, met eigen drivers, eigen verbruiksmaterialen en eigen eigenaardigheden. Je IT-afdeling wordt zo de facto beheerder van een lappendeken aan apparatuur die niemand ooit bewust heeft ontworpen. Dat kost niet alleen tijd, maar leidt ook af van projecten met echte impact.
Wat managed print services precies overnemen
Bij managed print services besteed je het volledige beheer van je printomgeving uit aan een gespecialiseerde partij. Die begint met een analyse van je huidige situatie, oftewel welke apparaten er staan, hoe er wordt geprint en waar het efficiënter kan. Op basis daarvan wordt je printerpark geoptimaliseerd, vaak met minder maar beter passende apparaten. Vervolgens neemt de leverancier het onderhoud, de levering van verbruiksmaterialen en de monitoring over. Toners worden automatisch aangevuld voordat ze leeg raken, contracten worden gebundeld en je betaalt doorgaans een vast bedrag per afdruk. Voor je IT-afdeling betekent dit dat een hele categorie taken simpelweg verdwijnt van het bord.
Proactief onderhoud en monitoring op afstand
Het grootste verschil met zelf beheren zit in de aanpak. Waar een interne afdeling vooral reageert op problemen die al zijn ontstaan, werkt een managed print provider proactief. De apparaten worden op afstand gemonitord, waardoor veel storingen worden opgemerkt en opgelost voordat een gebruiker er iets van merkt. Een apparaat dat tekenen van slijtage vertoont, wordt onderhouden voordat het uitvalt. Verbruik wordt bijgehouden, zodat materialen op tijd worden geleverd. Dit soort proactief beheer voorkomt precies die kleine onderbrekingen die anders bij je servicedesk terechtkomen. Het resultaat is een omgeving die betrouwbaar draait zonder dat iemand er dagelijks naar hoeft om te kijken.
Security en updates: de printer als onderdeel van je netwerk
Wat vaak wordt vergeten, is dat een moderne printer een volwaardig apparaat in je netwerk is. Hij heeft een IP-adres, verwerkt gevoelige documenten en vormt daarmee een potentieel toegangspunt voor wie kwaad wil. Toch worden printers bij updates en securitybeleid regelmatig over het hoofd gezien. Een professioneel beheerde printomgeving neemt dit serieus, met veilige authenticatie, tijdige firmware-updates en het voorkomen dat vertrouwelijke documenten onbeheerd in de uitvoerlade blijven liggen. Voor organisaties die werk maken van hun informatiebeveiliging is dit geen luxe, maar een logisch onderdeel van het geheel. Het sluit een gat dat anders makkelijk open blijft staan.
Ruimte voor projecten die er wel toe doen
Uiteindelijk draait het bij uitbesteden om focus. Elk uur dat je IT-afdeling kwijt is aan printerbeheer, is een uur dat niet naar migraties, security, automatisering of ondersteuning van gebruikers gaat. Dat zijn de dingen waar je organisatie echt verder mee komt. Door het printbeheer weg te halen bij je interne team geef je die mensen ruimte om zich bezig te houden met werk dat aansluit bij hun kennis en dat waarde toevoegt. Voor groeiende organisaties is dat vaak het verschil tussen een IT-afdeling die voortdurend brandjes blust en een afdeling die vooruit kan kijken. De printers draaien ondertussen gewoon door, zonder dat iemand er nog wakker van ligt.
Wil je weten hoeveel tijd je team daadwerkelijk kwijt is aan je printomgeving, dan is een analyse van je huidige situatie een goed startpunt. Een specialist in managed print services brengt in kaart waar de knelpunten en de besparingen zitten. Een partij als PCI helpt organisaties om hun printbeheer volledig uit handen te geven, zodat de IT-afdeling zich kan concentreren op het werk dat er echt toe doet.