Iedere kantooromgeving kent wel zo’n rommelhok. Een ruimte volgestouwd met afgeschreven monitors, dozen vol kabels en vooral veel oude laptops. Ze liggen daar te wachten op een bestemming die maar niet komt. Veel ondernemers denken dat deze apparatuur daar veilig ligt achter een gesloten deur.
Toch vormt deze groeiende berg elektronica een serieus risico voor de organisatie. Het simpelweg bewaren van datadragers is vragen om problemen. De enige manier om zeker te zijn dat vertrouwelijke informatie niet op straat belandt is harde schijven laten vernietigen door een professional.
Gegevens blijven altijd bestaan
Een laptop die uitstaat lijkt onschadelijk maar schijn bedriegt. De schijf in het apparaat is een digitaal archief dat jarenlang intact blijft. Hierop staan vaak nog duizenden mails, klantgegevens en bedrijfsstrategieën. Het stof in de kast tast de data niet aan.
Iemand met kwade bedoelingen heeft aan fysieke toegang tot de schijf genoeg om alles in te zien. Een inbraak in het pand kan hierdoor leiden tot een datalek met enorme gevolgen voor de reputatie.
Strengere regels rondom privacy
De wetgeving verplicht bedrijven om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. De AVG stelt harde eisen aan databeveiliging en dataminimalisatie. Het onbeperkt bewaren van oude apparatuur met klantdata is in strijd met deze regels.
Bij een eventuele diefstal uit het archiefhok moet je melding maken bij de toezichthouder. De boetes voor het lekken van data kunnen flink oplopen. Het is de verantwoordelijkheid van de directie om dit lek te dichten voordat het misgaat.
De delete knop wist niets
Veel mensen denken dat het formatteren van een computer voldoende is. Helaas is dit een hardnekkig misverstand. Bij het verwijderen van bestanden maak je alleen de index leeg. De data zelf blijft gewoon op de magnetische schijf staan totdat deze wordt overschreven.
Gratis software van het internet haalt deze bestanden moeiteloos weer boven water. Zelfs een hamer of een boormachine geeft geen garantie dat de informatie onleesbaar is voor forensische experts.
Brandgevaar door oude accu’s
Naast datarisico’s is er nog een fysiek gevaar dat vaak over het hoofd wordt gezien. Laptops bevatten krachtige accu’s die chemische stoffen bevatten. Als deze langdurig ongebruikt liggen kunnen ze instabiel worden.
De accu kan gaan bollen of zelfs spontaan ontbranden. Een vergeten stapel laptops in een stoffige kast vormt daarmee een serieus brandgevaar voor het bedrijfspand. Het tijdig afvoeren van deze apparaten is belangrijk voor de fysieke veiligheid van het personeel.
Kies voor zekerheid en ruimte
Het opruimen van de IT opslag geeft letterlijk en figuurlijk lucht. Gecertificeerde vernietiging zorgt ervoor dat de dragers fysiek worden verpulverd tot kleine stukjes metaal. Dit maakt dataherstel technisch onmogelijk.
De restmaterialen worden vervolgens gescheiden en dienen als grondstof voor nieuwe producten. Zo draag je direct bij aan een circulaire economie. Je kunt op de website van specialisten meer lezen over recycling.